Kamera im Online-Meeting „AN“ oder „AUS“?

Kamera an oder aus? Wenn aus einer Höflichkeitsfrage eine Datenschutzfrage wird

Wer in einem Online-Meeting die Kamera ausgeschaltet lässt, gilt schnell als desinteressiert, unhöflich oder wenig wertschätzend. Doch ist „Kamera an“ tatsächlich nur eine Frage guter Umgangsformen? Aus Datenschutzsicht greift diese Betrachtung deutlich zu kurz.

Neulich wurde ich zu einer Online-Konferenz eingeladen. Das Videokonferenz-System war Zoom. Dagegen ist nichts einzuwenden. In der Einladung befand sich für den datenschutzrechtlichen Teil der Link zur Website des Einladenden. Hier war vermerkt, dass die Teilnahme an Online-Konferenzen via Zoom optional mit „Kamera und Ton an“ sowie optional mit Vor- und Nachnamen möglich sei. Soweit also alles ok.

Der Konferenz-Einladung beigefügt war ein kurzes Anleitungs-PDF. Berufskrankheit – ich schau mir alles immer ganz genau an, so auch hier. Hier wollte man nun von der in der eigenen Art. 13 DSGVO Information formulierten Freiwilligkeit nichts mehr wissen. Da war ich dann doch ein wenig desillusioniert. Diese kleine, übrigens keineswegs selten anzutreffende, Begebenheit sowie ein LinkedIn-Post, der mir heute über den Weg lief, nehme ich hier einmal zu Anlass, ausführlicher in die Tasten zu hauen. Der besagte Post kam von einem Coach, der sehr nett und mit einem originellen Bild in seine Bubble fragte, ob die Kollegen bei ihren Online-Meetings lieber mit „Kamera AN oder AUS“ arbeiten würden. Stand jetzt kommentierten 35 LinkedIN User. Verschiedene Ansichten zum Thema, meist emotionale Argumente, keiner fragte nach der Rechtsgrundlage für den häufig geäußerten Erwartung, dass Webinar- oder Videokonferenz Teilnehmende die Kamera „AN“ haben.

Klar verstehe ich, dass eine eingeschaltete Kamera gefühlt Nähe verschafft. Vortragende sehen Gesichter statt schwarzer Kacheln, das gibt eher das Gefühl, nicht ins virtuelle Nirvana vorzutragen. Aber können sie Reaktionen wahrnehmen oder gewinnen ein Gefühl dafür, ob die Teilnehmenden noch aufmerksam folgen? Gerade das bezweifle ich, denn entweder schauen die Speaker in ihre eigene Kamera oder auf ihre Präsentation bzw. Notizen. Ich behaupte, dass die Beobachtung des Auditoriums, das richtige Einschätzen von Interesse oder Desinteresse, wirklich zuverlässig nur in der Präsenzveranstaltung gelingt. So viel zum Gefühl. Kommen wir zur Rechtmäßigkeit und Verhältnismäßigkeit.

Eine Kameraübertragung ist mehr als bloße Anwesenheit

Wer an einer Präsenzveranstaltung teilnimmt, ist für die übrigen Anwesenden sichtbar. Daraus schließen viele, dass auch bei einer Online-Veranstaltung selbstverständlich die Kamera eingeschaltet sein müsse. Aber der Vergleich hinkt. Bei einer Videokonferenz wird das Bild digital erfasst, technisch verarbeitet und über ein Konferenzsystem übertragen. Abhängig von der eingesetzten Plattform können weitere Datenverarbeitungen hinzukommen, etwa:

• • Name und E-Mail-Adresse,
  • IP-Adresse und Geräteinformationen,
  • Einwahl- und Nutzungsdaten,
  • Chatbeiträge,
  • Audio- und Videodaten,
  • Aufzeichnungen,
  • automatisch erzeugte Transkripte,
  • Zusammenfassungen oder KI-Protokolle.

Auch das private Umfeld, Aussehen, Mimik und spontane Reaktionen werden digital sichtbar. Damit ist „Kamera an“ datenschutzrechtlich keine bloße Frage der Höflichkeit, sondern eine zusätzliche Verarbeitung personenbezogener Daten.

Für diese Verarbeitung benötigen Veranstalter einen festgelegten Zweck und eine tragfähige Rechtsgrundlage. Außerdem gelten die Grundsätze der Erforderlichkeit, Datenminimierung und Transparenz.

Darf der Arbeitgeber „Kamera AN“ verlangen?

Bei internen betrieblichen Meetings kann eine verpflichtende Bildübertragung im Einzelfall zulässig sein. Maßgeblich ist jedoch nicht, ob sich die Führungskraft oder die vortragende Person mit sichtbaren Teilnehmenden wohler fühlt. Entscheidend ist vielmehr, ob die Bildübertragung für den konkreten Zweck des Meetings tatsächlich erforderlich und verhältnismäßig ist.

26 Abs. 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, soweit sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Daraus folgt aber keine allgemeine Befugnis, bei jeder digitalen Besprechung eine eingeschaltete Kamera zu verlangen. Eine Verpflichtung kann eher begründbar sein, wenn die visuelle Interaktion für das konkrete Format wesentlich ist, beispielsweise:

• • bei bestimmten praktischen Schulungen,
  • bei moderierten Kleingruppenarbeiten,
  • bei Tätigkeiten, die visuell demonstriert oder überprüft werden müssen,
  • oder in einzelnen Gesprächssituationen, in denen die persönliche Interaktion einen besonderen Stellenwert hat.

Bei einem gewöhnlichen Informationsmeeting, in dem überwiegend eine Präsentation gezeigt oder ein Sachstand vorgetragen wird, dürfte die Erforderlichkeit hingegen deutlich schwerer zu begründen sein. Eine pauschale Regel nach dem Muster „Bei uns ist die Kamera grundsätzlich immer einzuschalten“ ist deshalb datenschutzrechtlich problematisch.

Die Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis ist kein bequemer Ausweg

Mitunter wird argumentiert, die Beschäftigten könnten der Kameranutzung einfach zustimmen. So einfach ist das aber nicht. Eine Einwilligung muss freiwillig sein. Und gerade im Beschäftigungsverhältnis wird regelmäßig ein strukturelles Abhängigkeitsverhältnis unterstellt. § 26 Abs. 2 BDSG verlangt deshalb ausdrücklich, diese Abhängigkeit und die konkreten Umstände bei der Beurteilung der Freiwilligkeit zu berücksichtigen. Konkret: Wer befürchten muss, andernfalls als unkollegial, unmotiviert oder wenig engagiert wahrgenommen zu werden, entscheidet möglicherweise nicht mehr wirklich frei. Auch sozialer oder moralischer Druck kann die Freiwilligkeit beeinträchtigen.

Eine Einwilligung eignet sich daher nicht als pauschales Reparaturinstrument für eine ansonsten nicht wirklich erforderliche Kamerapflicht.

Bei externen Webinaren ist eine Verpflichtung noch schwerer zu begründen

Bei öffentlich angebotenen Webinaren, externen Schulungen und sonstigen Online-Veranstaltungen spricht noch mehr dafür, die Entscheidung über die Kamera grundsätzlich den Teilnehmenden zu überlassen.

Auch wenn es so manchem Coach ein Dorn im Auge ist: Der bloße Wunsch der vortragenden Person, nicht vor schwarzen Kacheln sprechen zu müssen, reicht nicht aus, um eine verpflichtende Übertragung des Aussehens, des privaten Umfelds und der Reaktionen aller Teilnehmenden zu rechtfertigen.

Etwas anderes kann gelten, wenn die visuelle Mitwirkung nach dem konkreten Veranstaltungskonzept tatsächlich erforderlich und wesentlicher Bestandteil der angebotenen Leistung ist. Das müsste allerdings bereits vor der Anmeldung klar und transparent kommuniziert werden. Bei einem gewöhnlichen Webinar oder einer überwiegend vortragsorientierten Schulung dürfte sich eine solche Erforderlichkeit nur schwer begründen lassen. Mehr noch: Problematisch wird es, wenn eine vermeintliche Freiwilligkeit erst kurz vor oder während des Meetings in sozialen Druck umschlägt. Die freundlichen Aufforderungen lauten dann beispielsweise wie folgt –

• • „Wir würden uns freuen, wenn jetzt bitte alle ihre Kamera einschalten.“
  • „Es ist doch eine Frage des Respekts, sich zu zeigen.“
  • „In einer Präsenzveranstaltung würden Sie sich schließlich auch nicht verstecken.“

Solche Aussagen mögen nett und verbindlich formuliert sein, erzeugen aber eine klare Erwartungshaltung und Druck. Wer die Kamera ausgeschaltet lässt, muss sich anschließend womöglich rechtfertigen. Mit einer wirklich freien Entscheidung hat das nur noch bedingt zu tun.

Transparenz schafft eher Vertrauen als moralischer Druck

In der Praxis fehlt es bei Videokonferenzen häufig bereits an grundlegender Transparenz. Ein Einladungslink wird versandt, ohne dass leicht erkennbar erklärt wird:

• • wer datenschutzrechtlich verantwortlich ist,
  • welches Konferenzsystem eingesetzt wird,
  • welche Daten verarbeitet werden,
  • auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht,
  • wie lange Daten gespeichert werden,
  • ob Unterauftragnehmer oder Drittlandübermittlungen eine Rolle spielen,
  • ob aufgezeichnet oder transkribiert wird,
  • oder ob ein KI-System Protokolle und Zusammenfassungen erzeugt.

Die Informationen nach Art. 13 DSGVO müssen nicht zwingend vollständig im Einladungstext stehen. Sie müssen aber klar, verständlich und leicht erreichbar bereitgestellt werden.

Sichere Voreinstellungen beachten, Vertrauen schaffen

Die Datenschutzkonferenz empfiehlt für Videokonferenzsysteme unter anderem datenschutzfreundliche Einstellungen und eine bewusste Begrenzung der verarbeiteten Daten. Zu solch einer datenschutzfreundlichen Gestaltung gehört beispielsweise, dass Kamera und Mikrofon beim Beitritt nicht ungefragt aktiviert werden. Auch Aufzeichnungs-, Transkriptions- und KI-Funktionen sollten standardmäßig deaktiviert sein und nur bewusst für den jeweiligen Zweck eingeschaltet werden. Auch der BfDI betont die Bedeutung umfassender, klarer und eindeutiger Informationen über die mit dem Dienst verbundenen Datenverarbeitungen.

Nach meiner Erfahrung steigt die Bereitschaft, die Kamera freiwillig einzuschalten, wenn Veranstalter vorab transparent erklären:

• • Es findet keine Aufzeichnung statt.
  • Es wird kein Transkript erstellt.
  • Es erfolgt keine KI-Auswertung.
  • Teilnehmende entscheiden selbst über Kamera und Mikrofon.
  • Ein virtueller Hintergrund darf verwendet werden.
  • Eine Teilnahme ohne Bild ist möglich.

Das schafft Vertrauen. Und Vertrauen dürfte für eine offene Kommunikation wesentlich wirksamer sein als der unterschwellige Vorwurf mangelnder Höflichkeit.

Aufzeichnungen sind noch einmal gesondert zu bewerten

Die Teilnahme an einer Videokonferenz und deren Aufzeichnung sind nicht dasselbe. Aus der Rechtsgrundlage für die Durchführung eines Meetings folgt nicht automatisch auch eine Rechtsgrundlage für dessen Aufzeichnung. Eine Aufzeichnung verändert die Intensität und die Risiken der Verarbeitung erheblich. Gesprochene Aussagen, Bild, Stimme, Reaktionen und möglicherweise vertrauliche Informationen können dauerhaft gespeichert und später erneut ausgewertet oder weitergegeben werden.

Genau deshalb muss vor Beginn einer Videokonferenz eindeutig darüber informiert werden, ob eine Aufzeichnung, Transkription oder automatisierte Auswertung vorgesehen ist. Die Aufzeichnungsfunktion darf nicht unbemerkt oder beiläufig aktiviert werden. Auch der Hinweis „Mit Ihrer weiteren Teilnahme erklären Sie sich einverstanden“ ist kein datenschutzrechtlicher Freifahrtschein. Eine wirksame Einwilligung setzt insbesondere Informiertheit, Freiwilligkeit und eine echte Wahlmöglichkeit voraus. Beruht die Aufzeichnung auf einer Einwilligung und möchte eine Person nicht aufgezeichnet werden, muss der Veranstalter eine praktikable Lösung anbieten, durch die deren Bild, Stimme und Beiträge nicht in die Aufzeichnung gelangen. Welche Lösung geeignet ist, hängt vom jeweiligen Veranstaltungsformat ab.

Gute Online-Kommunikation hängt nicht allein am Kamerabild

Nur am Rande: Bis vor wenigen Jahren wurden zahlreiche geschäftliche Besprechungen als Telefonkonferenzen durchgeführt. Auch dort waren sachliche, verbindliche und respektvolle Gespräche möglich.

Eine eingeschaltete Kamera kann bei der Durchführung von Videokonferenzen oder Webinaren hilfreich sein. Sie ist aber kein Qualitätsnachweis und auch kein verlässlicher Beleg für die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden. Souveränität zeigt sich meines Erachtens auch darin, nicht jede schwarze Kachel als Kontrollverlust, Desinteresse oder persönliche Zurückweisung zu deuten.

Meine Empfehlung: „Bitten“, aber nicht moralisch verpflichten

Es ist legitim, Teilnehmende freundlich zu bitten, ihre Kamera einzuschalten. Ebenso legitim ist es, zu erklären, warum die visuelle Beteiligung für ein bestimmtes Format hilfreich ist. Aus dieser Bitte sollte jedoch keine pauschale Pflicht und erst recht keine moralische Bewertung entstehen.

Kamera aus bedeutet nicht automatisch Desinteresse, Unhöflichkeit oder fehlende Wertschätzung. Manchmal ist es schlicht eine legitime und datensparsame Entscheidung.

Datenschutz verhindert dabei keine menschliche Nähe. Er sorgt lediglich dafür, dass aus einem persönlichen Wunsch nicht unbemerkt eine Verpflichtung zur Preisgabe personenbezogener Daten wird.

Autor: Daniela Maria Hübsch