Gutes Patientenmanagement wird nicht aus dem Handgelenk geschüttelt. Medizinische, rechtliche, betriebswirtschaftliche und soziale Anforderungen müssen zusammenpassen. Das braucht Könner in der Organisation und Mitarbeitende mit Know-how und Empathie – vom Empfang bis zur ärztlichen Aufklärung.
Warum die Aufnahme mehr ist als Formularmanagement
Wer als Patientin oder Patient ins Krankenhaus oder in eine Klinik kommt, erlebt in der Regel erst einmal ein kleinen Formularmarathon: Aufklärung durch Mediziner und Medizinerinnen, Behandlungsvertrag, Hausordnung, Hinweise zur Haftung, Datenschutzinformationen, Schweigepflichtentbindungen. Häufig werden dabei viele Formulare „im Vorbeigehen“ abgearbeitet. Genau hier entscheidet sich Vertrauen: Wird verständlich erklärt? Gibt es Zeit für Fragen? Ist klar, wozu welche Unterschrift dient?
Rechtsgrundlagen in Klartext
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- Behandlung & Dokumentation: Die Durchführung der Behandlung und die medizinisch notwendige Dokumentation stützen sich auf Gesetz (Patientenrechte im BGB sowie Datenschutzrecht).
- Abrechnung & Organisation: Für die Abrechnung und gesetzlich vorgesehene Datenübermittlungen braucht es in der Regel keine Einwilligung, sondern eine klare Information.
- Einwilligungen bleiben wichtig, aber nur für optionale Zwecke (z. B. Kontaktaufnahme über Angehörige, Foto-/Marketingzwecke, bestimmte Forschungsprojekte ohne Spezialtatbestand).
- Schweigepflicht: Offenbarungen dürfen nur erfolgen, wenn sie gesetzlich gestattet sind oder die Patientin bzw. der Patient gezielt einwilligt und das immer zweck- und empfängerbezogen.
Transparenz statt Zeitdruck
Rechtssichere Einwilligungen sind freiwillig, informiert, aktiv und jederzeit widerruflich. Vorangekreuzte Kästchen, „Blanko“-Schweigepflichtentbindungen oder Druck („Sonst geht das hier nicht“) sind tabu. Gute Häuser erklären verständlich, trennen Muss-von-Kann-Aussagen und respektieren eine bewusste Entscheidung, auch wenn es ein Nein ist.
Klare Rollen: Wer erklärt was?
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- Medizinische Aufklärung: Alles zu Risiken, Alternativen, Ablauf gehört in die Hände der Mediziner und Medizinerinnen. Erst danach wird die behandlungsbezogene Einwilligung erteilt.
- Administrative & Datenschutzfragen: Das Patientenmanagement erklärt die Unterlagen, die Informationspflichten zum Datenschutz, gesetzliche Übermittlungen und mögliche Wahlleistungen.
So geht es besser – praxistaugliche Lösungen
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- Vorab-Unterlagen (digital/analog):
Informationsblatt zum Datenschutz in verständlicher Sprache, getrennte Einwilligungen nur für optionale Zwecke, klare Hinweise zu Wahlleistungen und zu Rechten (Einsicht in die Patientenakte, Kopien, Widerruf). - Check-in am Tisch – nicht im Stehen:
Ein Zeitfenster für Fragen einplanen, Unterlagen gemeinsam durchgehen, keine vorab gesetzten Häkchen. - Informationsrunden/„Round Table“ für Angemeldete:
Ein fester Termin pro Woche, an dem allgemeine Punkte erklärt werden. Individuelle Fragen klärt man anschließend im kurzen Einzelgespräch. - Trennung von Pflicht und Kür:
Deutlich kennzeichnen, was gesetzlich erforderlich ist (z. B. Abrechnung) und wofür eine zusätzliche Einwilligung erbeten wird (z. B. Angehörigeninfo). - Dokumentation mit Augenmaß:
Aufklärungs- und Einwilligungsentscheidungen nachvollziehbar dokumentieren; Änderungen sauber festhalten.
- Vorab-Unterlagen (digital/analog):
Patientinnen und Patienten: Das dürfen Sie erwarten
Sie dürfen sich alles erläutern lassen, bevor Sie unterschreiben. Sie dürfen Fragen stellen und auch Nein sagen – ohne Nachteile bei gesetzlich notwendigen Abläufen. Sie können Einwilligungen später widerrufen. Und Sie haben das Recht auf Einsicht in Ihre Akte sowie auf Kopien.
Mini-Checkliste für Einrichtungen
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- Informationsblatt nach Datenschutzrecht aktualisiert, verständlich und griffbereit.
- Einwilligungen nur für optionale Zwecke; keine vorangekreuzten Felder.
- Schweigepflichtentbindungen konkret (Zweck, Empfänger, Umfang, Dauer).
- Standardprozess für Akteneinsicht und Kopien etabliert.
- Rollenverteilung geklärt: Medizinische Aufklärung vs. administrative Information.
- Vorab-Versand der Unterlagen und wöchentliche Info-Runde organisiert.
Fazit:
Verzicht auf klare Informations- und Dokumentationspflichten ist kein „Bürokratieabbau“, sondern ein Risiko: für Vertrauen, Behandlungsqualität und Digitalisierung. Wer Prozesse sauber trennt, verständlich erklärt und Einwilligungen gezielt einsetzt, schafft Rechtssicherheit und vor allem:
eine gute Patientenerfahrung.
Autor und Bild – Daniela Maria Hübsch / Aktualisiert 15.09.2025