Zweck der Verarbeitung
Für Online-Meetings im Rahmen von Videokonferenzen oder um Webinare durchführen zu können, setze ich alfaview ein. Diese Software wird von der alfaview gmbh mit Sitz in 76133 Karlsruhe, Kriegsstraße 100 entwickelt, herausgegeben und ständig aktualisiert.
Verantwortliche
Für Datenverarbeitungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings stehen, bin ich –
Daniela Maria Hübsch
Lentersweg 69
2339 Hamburg,
als Gastgeberin verantwortlich. Wenn Sie die Internetseite von alfaview aufrufen, ist der Anbieter von alfaview für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von alfaview jedoch nur erforderlich, um sich nach Erhalt einer Online-Meeting Einladung die alfaview-APP herunterzuladen.
alfaview kann ohne Administratorrechte auf jedem Computer unter Microsoft Windows und Apple macOS installiert werden. Die Anwendung wird aus dem Webbrowser heraus gestartet und führt den Benutzer direkt in das Online-Meeting.
Welche Daten werden verarbeitet?
Unter anderem hängt der Umfang der verarbeiteten Daten davon ab, welche Angaben Sie vor und bei der Teilnahme an einem Online-Meeting via alfaview machen.
Folgende personenbezogene Daten können dabei Gegenstand der Verarbeitung sein:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Meeting-Thema und eventuell -Beschreibung
- IP-Adresse
- Geräteinformationen
- Betriebssystem Ihres PCs bzw. des mobilen Endgeräts,
- Information zur Systemkonfiguration (z.B. Grafikkarte, Soundkarte, Treiberversion)
- Zeit und Datum des Zugriffs
- Dauer des Online-Meetings
- Spracheinstellungen
- Infos zur Nutzung von Mikrofon und Kamera .
Bei einer Aufzeichnung des Online-Meeting können folgende personenbezogenen Daten aufgezeichnet werden:
- MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen
- M4A-Datei aller Audioaufnahmen
- Textdatei des Online-Meeting-Chats
Wenn Sie im Online-Meeting die Chat-, oder Fragenfunktionen nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die alfaview Benutzeroberfläche ab- bzw. stummstellen.
Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen oder Ihrem zuvor zugewiesenen Pseudonym machen.
Umfang der Verarbeitung
Wenn ein Online-Meeting aufzeichnet werden soll, stimme ich das rechtzeitig mit Ihnen/den Teilnehmern ab und bitte – soweit erforderlich – um Zustimmung.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werde ich die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Bei Webinaren kann ich für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von alfaview ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage. Mein Interesse ist die effektive und erfolgreiche Durchführung von Online-Meetings.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen zwischen uns durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht mein Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie jedoch bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit quasi bestimmungsgemäß weitergegeben werden.
Der Anbieter von alfaview erhält darüber hinaus notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen meines Auftragsverarbeitungsvertrages mit alfaview vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
alfaview arbeitet grundsätzlich mit Servern, die in EU-Staaten stehen und übermittelt die in unseren Online-Meeting verarbeiteten, personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union (Drittland) nur, soweit dies zur Durchführung der Geschäftsbeziehung notwendig ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder ich als Verantwortliche die Einwilligung hierzu gegeben habe.
Eine Datenübermittlung in ein Drittland ist nach Art. 45 DSGVO dann zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht. Sofern eine solche Entscheidung nicht vorliegt, ist eine Datenübermittlung in ein Drittland dann zulässig, wenn die verantwortliche Stelle geeignete Garantien vorgesehen hat (z. B. von der Europäischen Kommission erlassene sog. Standarddatenschutzklauseln) und der betroffenen Person durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen (Art. 46 DSGVO).
alfaview arbeitet grundsätzlich nur mit Stellen in einem Drittland zusammen, welche die aufgeführten Kriterien erfüllt.
Ich habe mit dem Anbieter von alfaview einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an mich wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitte ich um Verständnis dafür, dass ich ggf. Nachweise von Ihnen verlangen muss, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Speicherungsfristen und Löschung von Daten
Ich lösche personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Von mir angefertigte Aufzeichnungen von Online-Meetings und Webinaren lösche ich nach einer Frist von 2 Jahren bzw. sobald die Speicherung für die Erfüllung von vertraglichen und gesetzlichen Pflichten nicht mehr erforderlich ist. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Die im Laufe eines Online-Meetings verarbeiteten personenbezogenen Daten werden von alfaview für höchstens 8 Wochen gespeichert, um eventuelle Fehler erkennen und beheben zu können, um eine missbräuchliche Nutzung sowie sicherheitsrelevante Ereignisse, Rechtsverstöße oder technische Probleme zu erkennen und darauf reagieren zu können (d.h. zur Systemüberwachung) sowie um den Service fortlaufend verbessern zu können. Nach dieser Speicherfrist werden die Daten gelöscht. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Wenn Sie der Meinung sind, dass ich bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten etwas verkehrt mache, haben Sie jederzeit das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch mich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.